Mit Kalkulationssoftware rechnen anstatt zu schätzen
Zeit spielt für Speditionen oft eine große Rolle, ihr Geschäft ist schnelllebig. Mitunter steigen die Anforderungen ihrer Kunden an Geschwindigkeit, Qualität und Flexibilität so schnell, dass manche Unternehmen auf der Strecke bleiben. Dann suchen sie gerne die Gründe dafür in der großen Politik oder sie machen marktbeherrschende Konkurrenten dafür verantwortlich, die alles schrittweise für sich vereinnahmen.
Dabei finden sich im logistischen IT-Umfeld für die Kalkulation auch über 30 Jahre nach dem Wegfall der Tarife noch dieselben alten Werkzeuge, von Schnelllebigkeit kann in der speditionellen Kalkulation keine Rede sein. Die Tabellenkalkulation dominiert und ihre Schwächen sind bekannt: Die Software schafft keine Transparenz und sie erfordert einen hohen Zeitaufwand, wenn es um die Kalkulation von Tendern geht. Zum Beispiel kann so jeder Standort individuell kalkulieren, die Berechnungen sind fehleranfällig und Kopfmonopole verbergen oft die Herleitung der aufgerufenen Preise.
Doch so viel Toleranz kann Folgen haben: Fallen die Angebote zu hoch aus, geht der Kunde verloren. Werden sie zu knapp kalkuliert, muss die Spedition ein paar Jahre lang draufzahlen. Und wenn Angebote nicht rechtzeitig fertig werden, gilt der bekannte Satz, der Michail Gorbatschow, dem letzten Präsidenten der Sowjetunion, zugeschrieben wird, tatsächlich aber von seinem außenpolitischen Berater Gennadi Iwanowitsch Gerassimow anlässlich des 40. Jahrestags der DDR stammt: Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben.
Alle diese Fehler sind durch spezialisierte Softwarelösungen vermeidbar, ergänzt durch weitere Vorteile. Solche Anwendungen sind prozessorientiert und uneingeschränkt konfigurierbar, denn sie bilden die konkreten Prozesse eines spezifischen Unternehmens ab. Und sie arbeiten mit dessen Kostenstrukturen. Die Software berechnet so verursachungsgerecht, wie sie es soll; auf Wunsch standardisiert sie auch, beispielsweise um peinliche und intransparente Abweichungen zwischen einzelnen Standorten zu vermeiden. Außerdem ist ihre Detailtiefe skalierbar, schließlich sollte sie einen Tagespreis schneller und unkomplizierter berechnen als das Angebot zu einem großen und komplexen Tender.
Großkunden akzeptieren die Standard-Tarifstruktur einer Spedition oft nicht. Sie wollen Angebote unterschiedlicher Dienstleister miteinander vergleichen und geben deshalb ihre eigene Struktur vor. Eine flexible Kalkulationssoftware löst diese Aufgabe und erzeugt schnell Tarife in jedem beliebigen Format. Zwar lässt sich das auch manuell bewerkstelligen; der Aufwand dafür fließt dann aber in die Gesamtkalkulation ein und wird spätestens im Unternehmensergebnis wirksam.
Nachverhandlungen führen
Auch über Angebote hinaus müssen Speditionen viel berechnen. So erfahren sie beispielsweise ohne eine professionelle Nachkalkulation nicht, in welchen Bereichen sie ihre Leistungen optimieren können oder wo sie nachverhandeln müssen. Ohne aussagekräftige Unterlagen wird das sehr schwierig. Wer nicht mit Daten überzeugen kann, läuft Gefahr, selbst gute Kunden an Billiganbieter zu verlieren.
Darüber hinaus ist es auch sinnvoll, die Arbeit einzelner Niederlassungen durch Berechnungen vergleichen zu können. So erfahren Speditionen aus den Zahlen, in welchen Bereichen ein Standort gut läuft und welche Leistungen er besonders effizient erbringt. Auch Personalkosten werden dadurch vergleichbar.
Um die Daten zusammenzutragen, sind Schnittstellen von und nach außen erforderlich. Sobald Kunden ein Angebot angenommen haben, entspricht es einem neuen Tarif, der in der operativen Anwendung für die Abrechnung hinterlegt sein sollte – über eine Schnittstelle aus der Kalkulationssoftware und ohne Doppelerfassung. Wenn ein Interessent den angebotenen Tagespreis akzeptiert, ist auch das eine wichtige Nachricht für die Disposition – die sie direkt und ohne manuellen Aufwand erhalten sollte.
Weil sich externe Kosten häufig verändern, können Speditionen sie kaum ohne IT-Unterstützung überwachen – oder es erfordert einen sehr hohen personellen Einsatz. Zu diesen Kostenfaktoren gehören nicht nur der Diesel- oder Energiepreis und die Lkw-Maut, sondern auch Mieten und Leasingraten, Löhne, Steuern und Abgaben, Zollgebühren und vieles mehr.
Hinzu kommt, dass große und kleine Investitionen kaum zu bewerten sind, wenn sich nicht nachrechnen lässt, wann der Return On Investment eintritt und welche Mehreinnahmen anschließend erwartet werden können. Oder wie lässt sich im Nachhinein erkennen, ob sich eine Investition für einen Kunden gelohnt hat, mit dem sich das Geschäft anders als ursprünglich erhofft entwickelt hat? Auch das kann eine geeignete Software schnell, transparent und präzise ermitteln.
Aussagekräftige Auswertungen
Die Daten einer Spedition bergen viele Informationen, die sie mit der passenden Software auch auswerten kann: Welcher Kunde und welche Relation liefern den höchsten Deckungsbeitrag? Wie viele Angebote nehmen Interessenten innerhalb welcher Zeitspanne an? Woran lässt sich frühzeitig erkennen, dass Kunden ihren Dienstleister wechseln wollen? Die Anwendungen ermitteln auch, wie sich die Sendungsstruktur zu einem Auftrag oder die Auslastung einer Relation verändert.
Für eine leistungsfähige Kalkulationssoftware sind selbst spontane Auswertungen keine Herausforderung – wenn die Spedition dazu bereit ist, auf die bewährten Tabellen zu verzichten und sich von dem zu trennen, was sie schon immer so gemacht hat. (loe)
